你算是職場高效能人士嗎？以下高效能法則你每天都能做到嗎？快看看自查一下吧。 本文選自《職場解釋系》，解釋系主任著，黑天鵝圖書。 高效能法則一，寫好工作計劃 有句話：“If you fail to plan，you plan to fail.”對應的中文版本是：凡事預則立，不預則廢。信哉斯言。 計劃是如此重要，以至于成龍老師拍了部電影叫《A計劃》，而布拉德·皮特老師創辦的公司竟然就叫“B計劃”。 如你所知，在國民經濟領域，有“五年計劃”；在公司經營領域，會有三年、五年，甚至十年計劃；在家庭理財和個人職業發展方面，最好也有個近期、中期和遠期的計劃。 對于多數職場人士來說，大約每年都得寫工作計劃。當然，當作業交給老板的居多，但我建議你嚴肅對待，認真寫好每一階段的工作計劃，并嚴格遵照執行。 我們先來解決技術問題，即怎樣才能寫好工作計劃。 要點如下： 1. 搞清目的，確定錨點： 如前所述，工作計劃的核心目的是讓你的老板知道你未來打算干什么，因此錨點是公司交辦給你的工作任務。你入職時，offer里肯定對你的主要職責有成文規定，但隨著在公司工作年限的增加，當初的條目未必一直都完全適合，老板給你布置的工作任務逐年更加具體，正常情況下難度也會越來越高。因此寫工作計劃之前，先弄清自己的任務，和老板談清楚，你到底是干啥的； 2. 先寫個綜述（ExecutiveSummary）： 如果你一直都跟著同一個老板，你做這份工作的年限、基本能力、過往業績等基本信息他應該都掌握了，這種情況下背景性質的信息無須贅述。但如果你剛換了新老板，成文的背景介紹不能省略，一定要讓對方掌握上述基礎信息，這是管理老板對你期望值的重要舉措，不可不察； 3. 確定當期目標（GoalSetting）： 正規的公司每年都會讓雇員簽署“狗屎”（Goal Sheet），明確列出當期員工應當達成的目標——往往是最低目標。本著“多做就是賺到”的積極心態，建議你把公司給你的“狗屎”拔高一些，督促自己事事竭盡全力，時間久了，你定然會脫穎而出； 4. 把工作目標具體化： 這個環節可以采用所謂“SMART”規劃法，即工作目標要Specific、Measurable、Achievable、Relevant、Time-Bound。換言之，你必須把工作目標細分為清晰、可量化、可達成、相關性高、且有明確時間節點的條目，讓你和你老板一目了然，可定期檢視（這也是給你做年底總結并和老板談薪酬的日常基礎）； 5. 列明已有資源： 除了你正確的態度、有效的方法、憂郁的眼神、稀疏的胡楂兒和神乎其技的刀法以外，你手頭有哪些現成的資源可確保你達成使命？如同戰士上沙場，先清點一下裝備，兜里有糧，腰里有錢，手里有槍，心中不慌； 6. 列明限制條件： 這點尤其關鍵，缺什么要什么，趁著這會兒趕緊和老板提要求，無論是資金、權限還是人力，只要你認為能幫助你完成任務，盡管和老板提。即使你的老板不是那種又讓馬跑又不讓馬吃草的混球，也要提要求，否則任務完不成，你連個解釋的機會都沒有； 7. 除了人，還是人： 事兒都是人做的，除了你自己以外，有人和你配合或向你提供支援嗎？是否靠譜？萬一有人掉鏈子了怎么辦？如你所知，職場上的所謂權力，無非就是對資金和人員的影響力。我并非建議你拉幫結派搞小團伙小艦隊，但你必須知道誰干活靠得住，和你能否尿一個壺里。你能就公司的某個項目或任務組建團隊，哪怕不是常年的部門設置，這些人日常也不向你直接匯報，也是你有權力的表現； 8. 實施方案： 上述環節都搞清楚了，寫個具體的實施方案，什么人做什么事，什么時間點達成什么目標，把最重要的里程碑節點寫出來，這是確保工作任務按時、按量、按預算完成的基準； 9. 備用計劃： 哪些環節可能出現問題？會出現什么問題？哪些問題是你能控制或解決的？哪些是超出你能力或權限的？有什么應對措施或應急預案？執行任務的基準情形是什么？最壞情形是什么？ 10. 你的計劃你做主： 是你執行計劃，不是計劃執行你。你在自己的工作計劃中應當是核心，你要讓你的老板知道你對完成這份計劃的獨特價值與不可替代性。如果一份工作換誰都能做，誰都能做好，那還要你干什么？因此，小結時說一下自己的功效，不是夸自己（任務完成甚至超標了寫總結時再掄圓了夸，現在還沒到時候），而是讓你老板有信心，幫你爭取資源時底氣也足。 你的工作任務再復雜，按照上述模型去寫計劃，也不會差到哪里去。 這種工作計劃可具體到每個月、每周、甚至每天，讓你在低頭拉車之余，可以抬頭看看自己是否走在正確的方向上，經辦的每一件事是讓你離目標越來越近，還是越來越遠。 高效能法則二，管好你的時間，排好優先級 每天的工作計劃，其實就是時間管理（Time Management），這是讓一天的工作更加富有效率的重要方式。 簡單說來，任何一項事務，你都可以按照緊迫性（Urgency）和重要性（Importance）兩個要素進行評估，并事先想好處理的優先次序。斯蒂文·科維老師有個著名的時間管理矩陣，如圖。 在當日工作計劃方面，我自己的習慣是上班路上想五分鐘今天要做什么，進門后列個任務清單（To Do List），然后以重要性和緊迫性為軸畫個圖，把那些任務一一放到不同象限里去。然后根據重要且緊急、重要非緊急、緊急非重要、非緊急非重要的次序去做，做完一件勾銷一件。通常前兩類任務上午做，后兩類下午做，但無論哪一類任務，需要自己響應的，定會在三個工作日內完成。 你也許會覺得判斷一項事務是否緊急很容易——以完成期限為據，哪個離現在時間最近，哪個自然就最緊急。但判斷一項事務是否重要，則不是那么容易。對此，我建議你從以下幾個角度來做重要性判斷： 1. 有關事項的主要交易對手（Counterpart）是否為你的關鍵利益攸關方，即直接上司、更大的老板、重要客戶或合作伙伴？ 2. 有關事項若處置不當，是否給公司的合法合規帶來負面影響？ 3. 有關事項若處置得當，是否會給公司的營收和利潤帶來重要、積極的影響？ 4. 有關事項若處置得當，是否能增加你在管理層面前的正面曝光率？ 5. 有關事項若不是由你親自處置，是否別人就不會干或干不好？ 上述這些問題的答案只要有一個為“是”，所涉事項就是重要的。“是”越多，就越重要。 回顧近二十年來的工作，我自己工作的核心任務發生了很大的改變，大概可分成以下階段： 1. 初入職場，做的都是具體的事兒，有的甚至非常瑣碎； 2. 三年工作經驗時，做的是中小型客戶的全線常規業務； 3. 五年工作經驗時，做的是大客戶的特殊業務； 4. 八年工作經驗時，做的是特定領域的全線業務管理； 5. 十年工作經驗時，做的是策略規劃與人員管理； 6. 十五年工作經驗時，做的是找對人、培養并幫助他們快速進階。 現如今，我工作任務的核心，是確保這幫人在公司內外有足夠的正面曝光率，在專屬業務領域保持不可取代的獨特價值和強大競爭力，最終使他們開心，客戶滿意。依稀一派德高望重的青年導師模樣兒。 工作任務變了，計劃從長期、中期到當期，也會有變化。但無論怎么變，我都會定期拿張紙，拿支筆，總結一下前段時間工作的得與失，下一階段該怎么做。 高效能法則三，怎樣向老板匯報工作 最后要提醒一下大家，工作計劃寫得再好、執行得再得力，也不要忘記定期向你的老板提交述職報告。既會規劃，又能干活，還懂得吆喝，這才是專業人士的風采。 不同的老板由于溝通、管理和領導的風格不同，可能閱讀報告或聽取當面匯報的習慣也不同，但不管是哪種類型的老板，我建議你均可以把握以下要素來撰寫述職報告，或進行面對面的工作匯報： 1. 工作計劃回顧，突出量化指標和完成期限； 2. 陳述事實，重點講指標是否在期限內按計劃達成； 3. 說明發現的問題和存在的困難； 4. 提出自己認為恰當的解決方案，最好有上中下策的選擇，并簡述利弊（成本、風險）； 5. 換位思考，即如果你是老板，你會選哪個解決方案，為什么（這一條可能沒必要放到書面上，但你自己一定要想清楚，面談時也許可以用上，更增強說服力）； 6. 請老板拍板定方案，提出下一階段的行動計劃（等于又回到了工作計劃，只不過這是推進版）。 如此周而復始，你在你老板眼里就是一個思考周密、行為靠譜、效率很高的員工，是可用之才。無論你們公司政治形勢如何變換，隊伍陣營如何分分合合，這樣有執行力的員工，哪個老板都愿意用。 想當年，羅大佑老師在寫工作計劃時這樣表過態：“在每個新的一年三百六十五天，每天進步一點點。”受此啟發，有人寫出了公式：（1+1/%）^365=37.8。 更早年間，荀況老師說過：“故不積跬步，無以至千里；不積小流，無以成江海。騏驥一躍，不能十步；駑馬十駕，功在不舍。鍥而舍之，朽木不折；鍥而不舍，金石可鏤。” 因此，寫好你的工作計劃，管理好你每個工作日的時間，日拱一卒，穩步前進。假以時日，驀然回首，你會發現自己已經在眾山之巔。 《職場解釋系》 新人初入職場都困惑重重，80/%的職場菜鳥頭三年都跌跌撞撞，怎么破？！一看就懂一學就會，99/%的新人都需要的職場神器！黑天鵝圖書2014年1月出品。
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